Onze diensten

LeasePlan Nederland N.V. is een autoleasebedrijf. De meeste gegevens die wij verwerken, gaan over het aanbieden wagenparkbeheer en mobiliteit van leaserijders. Wij bieden onze diensten aan u als bestuurder of aan uw werkgever. Het begint bij de registratie van uw leaseauto en gaat verder wanneer we met u communiceren over onze diensten. Bijvoorbeeld als we een afspraak vastleggen voor periodiek onderhoud of reparatie. Wij kunnen uw gegevens ook verwerken nadat uw auto bij een ongeval betrokken was, om uw mobiliteit te herstellen en eventuele schade af te handelen, of wanneer wij verkeersboetes ontvangen voor uw leaseauto. Naast onze kernactiviteit, de autoleasing, bieden wij ook aanverwante diensten aan zoals tankpassen, autoverhuur en pechhulp. Wij proberen voortdurend onze diensten en uw gebruikerservaring te verbeteren met innovaties zoals telematicadiensten waarmee bestuurders hun brandstofverbruik en rijstijl kunnen vergelijken.

Om u onze diensten aan te bieden, werken wij vaak nauw samen met servicepartners en serviceproviders. Onze servicepartners helpen ons bij het leveren van onze lease- en andere diensten. Dit zijn bijvoorbeeld autodealers, onderhoudswerkplaatsen, carrosseriebedrijven en pechhulp bedrijven, maar ook verhuurbedrijven en de beheerders van onze driver safety programma's. Serviceproviders zijn ondernemingen die wij inhuren om onze onderneming te ondersteunen, bijvoorbeeld voor het onderhoud van ons IT-netwerk en de bijbehorende infrastructuur en voor de beveiliging en toegangscontrole in onze bedrijfspanden en bedrijfslocaties.

Hoe ontvangen en verwerken wij uw gegevens?

Wij krijgen op verschillende manieren uw persoonlijke gegevens, bijvoorbeeld wanneer u begint uw leaseauto te gebruiken (via uw werkgever of door private lease) en wanneer u onze website bezoekt of op een andere manier met ons communiceert. De gegevens kunnen rechtstreeks van u komen, bijvoorbeeld wanneer u contact met ons opneemt voor pechhulp, een ongeval met uw leaseauto meldt of antwoordt op een van onze enquêtes. Wanneer u uw leaseauto in het kader van uw werk hebt ontvangen, kunnen wij ook van uw werkgever informatie ontvangen zoals contactinformatie en leasecategorie. Wanneer u een beroep gedaan hebt op een van onze servicepartners, kunnen wij van hen informatie ontvangen over de datum van de reparatie, uw deelname aan een driver safety programma of de huur van een auto via ons programma.

Privacyverklaring LeasePlan

Ongeacht wanneer en hoe we uw persoonsgegevens verwerken:

  • Transparantie: wij zeggen u hoe we uw gegevens verwerken en waarvoor we ze gebruiken.
  • Proportionaliteit:
    • Wij verwerken uw informatie alleen voor zover dat nodig om u en uw werkgever (indien van toepassing) de LeasePlan diensten te leveren.
    • Onze medewerkers hebben alleen toegang tot uw gegevens wanneer ze die echt nodig hebben.
    • Wij verstrekken uw gegevens alleen aan servicepartners en serviceproviders voor zover dat nodig is om de betrokken diensten te leveren (bijvoorbeeld planning reparaties en onderhoud, levering van pechhulp). Wij zullen (contractuele) afspraken maken om ervoor te zorgen dat onze servicepartners niet minder zorgzaam met uw gegevens omspringen dan wij.
  • Afdoende beveiliging:

    • Wij zullen uw toestemming vragen vóór we uw gegevens gebruiken voor doeleinden die geen verband houden met de levering van de diensten.
    • Wanneer we gegevensverwerking uitbesteden, leggen we contractuele verplichtingen op om uw informatie te beschermen.
  • Keuze:

    • Wij behandelen uw gegevens als strikt vertrouwelijk en we nemen de nodige technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen om ze tegen verlies of onrechtmatige verwerking te beschermen.
    • U kun gemakkelijk melden dat u onze marketingboodschappen niet (of niet meer) wenst te ontvangen. Wij bieden u de mogelijkheid zich uit te schrijven vóór wij e-mailberichten over onze producten en diensten versturen, en ook in iedere e-mail die we versturen. Als u zich uitschrijft, mogen wij nog wel via e-mail met u communiceren over de levering van de diensten.
  • Gegevensoverdracht:
    Aangezien LeasePlan een wereldwijde onderneming is, kunnen uw gegevens ook overgedragen worden naar andere entiteiten van LeasePlan, waarvan sommige mogelijk gevestigd zijn in landen die geen afdoende bescherming van persoonsgegevens waarborgen. Wij zorgen ervoor dat uw persoonsgegevens in de hele LeasePlan groep met een hoge mate van beveiliging worden behandeld. Hiertoe implementeerde LeasePlan de LeasePlan bindende bedrijfsvoorschriften die waarborgen dat iedere entiteit van LeasePlan waar ook ter wereld hetzelfde hoge beschermingsniveau biedt voor persoonsgegevens.
  • Controle: We zorgen dat u altijd gemakkelijk uw gegevens kunt opvragen, corrigeren en wissen.

Als u meer wilt weten over onze privacy werkwijze, lees hieronder onze Privacyverklaring zodat u begrijpt hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken.

Privacy verklaring

LeasePlan zet zich in om het privékarakter van de door ons verzamelde en verwerkte persoonsgegevens te beschermen. Het voldoen aan privacy regels en gegevensbeveiliging zijn dus niet meer weg te denken uit de diensten, het bedrijfsvoering, de rapportage en het risicomanagement bij LeasePlan. Wij verwerken alleen de persoonsgegevens die wij nodig hebben om de betrokken diensten te kunnen leveren.

Lees deze Privacyverklaring goed om te begrijpen hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken.

Werkingssfeer van deze Privacyverklaring

Deze Privacyverklaring ("Verklaring") beschrijft onze werkwijze met betrekking tot persoonsgegevens die wij verzamelen van:

  1. Bezoekers of gebruikers van onze website (“Websitebezoekers”);
  2. Zakelijke klanten (“Klanten”);
  3. Werknemers van klanten of voertuigbestuurders ("Bestuurders");(individueel en collectief ook "U" genoemd)

Wij verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens via onze lease-, management- en mobiliteitsdiensten voor voertuigen en wagenparken, zoals hierboven beschreven in Deel 1 ("Onze diensten").

Verantwoordelijkheden van de klanten

Voor zover Klanten (werkgevers) toegang hebben tot persoonsgegevens, is de Klant (werkgever) de verantwoordelijke voor de verwerking en het gebruik ervan. Deze Verklaring is niet van toepassing op de verwerking en het gebruik van persoonsgegevens door Klanten (werkgevers).

Wie is de verantwoordelijke voor uw persoonsgegevens?

LeasePlan Nederland N.V. is de onderneming die verantwoordelijk is voor de verwerking van uw persoonsgegevens:
Adres: P.J. Oudweg 4,
1314 CH Almere, Nederland

Soms is LeasePlan Corporation N.V., de moedermaatschappij van LeasePlan Nederland N.V. een medeverantwoordelijke:
Adres: P.J. Oudweg 41,
1314 CJ Almere, Nederland,

LeasePlan Nederland N.V. en LeasePlan Corporation N.V. worden gezamenlijk "LeasePlan" en "wij" genoemd.

1. Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

1.1. Gegevens over websitebezoekers

1.1.1. Websites

1.1.1.a. Om met u te communiceren

  • Wat houdt dit doel in?

    Wij verzamelen informatie wanneer u contact met ons opneemt via bijvoorbeeld een van onze online contactformulieren, wanneer u ons vragen stelt, suggesties, complimenten of klachten toestuurt of wanneer u een offerte voor onze diensten vraagt.

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

    Hiervoor verzamelen wij uw volledige naam, geslacht, aanspreektitel, (zakelijke) contactgegevens (waaronder uw e-mailadres, uw telefoonnummer, de naam van uw onderneming) en alle andere informatie die u ons verstrekt in het vrije vak van het contactformulier waarin u bijvoorbeeld uw vraag stelt, uw suggestie beschrijft, een compliment geeft of een klacht formuleert.

1.1.1.b. Voor enquêtes of andere vormen van (marketing)communicatie

  • Wat houdt dit doel in?

    Wij verwerken uw persoonsgegevens voor het versturen van enquêtes waarin we feedback over onze diensten en andere diensten met betrekking tot het voertuig vragen. Of voor het versturen van informatie om u op de hoogte te houden van evenementen, speciale aanbiedingen, mogelijkheden en huidige en nieuwe producten en diensten van LeasePlan. Wanneer wij hiervoor contact met u opnemen, doen wij dit per e-mail, telefoon of door u nieuwsbrieven, brochures of tijdschriften toe te sturen met de post. Als u van ons geen enquêtes of marketingcommunicatie meer wenst te ontvangen, neem dan contact met ons op via de contactgegevens in deze Verklaring.

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

    Hiervoor verwerken wij uw naam, uw adres, uw e-mailadres en mogelijke interesses (die u eventueel hebt aangegeven op onze website).

1.1.2. Sociale Media

1.1.2.a. Om het delen op sociale media te ondersteunen

  • Wat houdt dit doel in?

    Onze website kan diverse knoppen weergeven voor deelfuncties van sociale media zoals Facebook, Twitter of LinkedIn. U kunt deze knoppen gebruiken om op onze websites verstrekte informatie te delen met de sociale media van uw keuze. Onze websites kunnen ook links weergeven naar onze eigen pagina's op sociale media; zoals onze LeasePlan Facebook of LinkedIn pagina's of onze Twitter feed.

    Wij zijn niet aansprakelijk voor het beleid en de praktijken inzake het verzamelen, het gebruik en het openbaar maken van gegevens door andere organisaties zoals Facebook, Apple, Twitter, Google, Microsoft, RIM of andere app-ontwikkelaars, app-aanbieders, aanbieders van socialemediaplatforms, aanbieders van besturingssystemen, aanbieders van draadloze diensten of hardwarefabrikanten, inclusief persoonsgegevens die u via of in het kader van onze socialemediafuncties verstrekt aan andere organisaties.

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

    Hiervoor verwerken wij uw naam, e-mailadres, foto, lijst van contacten op sociale media en andere informatie die voor ons toegankelijk is wanneer socialemediafuncties worden gebruikt.

1.1.3. Cookies en soortgelijke technoligieën

De verwerking van persoonsgegevens via cookies gebeurt altijd in overeenstemming met onze cookieverklaring.

1.1.3.a. Managementrapportage

  • Wat houdt dit doel in?

    Wij verwerken persoonsgegevens voor diverse bedrijfsdoeleinden ten behoeve van LeasePlan, zoals gegevensanalyse, audits, de ontwikkeling van nieuwe producten, het verbeteren of wijzigen van onze websites en diensten, het vaststellen van trends in het gebruik, het beoordelen van onze promotiecampagnes en de werking en uitbreiding van onze bedrijfsactiviteiten.

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

    Hiervoor verwerken wij mogelijk uw naam, uw e-mailadres, uw IP-adres en eventuele andere informatie die in deze Verklaring wordt vermeld of die u ons op een andere manier hebt verstrekt, als dit nodig is voor een van de doeleinden waarvan sprake is in het vorige punt.

1.1.3.b. naleving van wetten en wettelijke verplichtingen en bescherming van de bezittinen en belangen van LeasePlan

  • Wat houdt dit doel in?

    Wij verwerken uw persoonsgegevens waar dat aangewezen of nodig is (a) krachtens de toepasselijke wetgeving, (waaronder wetten buiten het land waarin u woont en inclusief sectoraanbevelingen (bijvoorbeeld due diligence tegenpartij, witwassen van geld, financiering van terrorisme en andere misdaden); (b) in het kader van juridische procedures; (C) om te reageren op verzoeken van openbare of regeringsinstanties, inclusief openbare en regeringsinstanties buiten het land waarin u woont; (d) om onze voorwaarden en andere toepasselijke beleidsopties af te dwingen; (e) om onze activiteiten te beschermen; (f) om onze rechten, privacy, veiligheid of eigendom en/of die van u en van anderen te beschermen; en (g) om ons in staat te stellen beschikbare rechtsmiddelen aan te wenden of onze schade te beperken.

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

    Hiervoor verwerken wij uw naam, uw briefwisseling met LeasePlan, uw gebruik van onze Diensten en eventuele andere informatie die in deze Verklaring wordt vermeld of die u ons op een andere manier hebt verstrekt, als dit nodig is voor een van de doeleinden waarvan sprake is in het vorige punt.

  • Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

    Alleen als wij hiertoe verplicht worden door de wet of door een sectoraanbeveling waaraan LeasePlan onderworpen is, zullen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan toezichthoudende instellingen, fiscale instanties en onderzoeksdiensten.

1.2. Gegevens over voertuigbestuurders

1.2.1. Contact gegevens bestuurder

1.2.1.a. Om met u te communiceren

  • Wat houdt dit doel in?

    U kunt op verschillende manieren contact met ons opnemen (per e-mail, telefonisch, via onze website, ...). Wij zullen uw persoonsgegevens gebruiken om op uw vraag/verzoek te reageren. Wij kunnen ook contact met u opnemen in verband met uw voertuig of andere elementen die betrekking hebben op de bestuurder.

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

    Hiervoor verwerken wij uw naam, uw contactgegevens, uw briefwisseling met LeasePlan die verband houdt met uw vraag/ verzoek en alle andere persoonsgegevens die u ons verstrekt en/of die wij nodig hebben om u adequaat te kunnen antwoorden, inclusief het kenteken van uw voertuig.

1.2.1.b. Voor enquêtes of andere vormen van (marketing)communicatie

  • Wat houdt dit doel in?

    Wij verwerken uw persoonsgegevens voor het versturen van periodieke enquêtes waarin we feedback over onze diensten en andere diensten met betrekking tot het voertuig vragen. Of voor het versturen van marketingcommunicatie om u op de hoogte te houden van evenementen, speciale aanbiedingen, mogelijkheden en huidige en toekomstige producten en diensten van LeasePlan. Wanneer wij voor enquêtes of marketingcommunicatie contact met u opnemen, doen wij dit per e-mail, telefoon of door u per post nieuwsbrieven, brochures of tijdschriften toe te sturen. Als u van ons geen enquêtes of marketingcommunicatie meer wenst te ontvangen, neem dan contact met ons op via de contactgegevens in deze Verklaring.

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

    Hiervoor verwerken wij uw naam, uw adres, uw e-mailadres, het kenteken van uw voertuig en mogelijke interesses (door u aangegeven).

1.2.2. Private Lease

1.2.2.a. Om met u te communiceren

  • Wat houdt dit doel in?

    U kunt op verschillende manieren contact met ons opnemen (per e-mail, telefonisch, via onze website, ...). Wij zullen uw persoonsgegevens gebruiken om op uw vraag/verzoek te reageren. Wij kunnen ook contact met u opnemen in verband met het private lease contract.

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

    Hiervoor verwerken wij mogelijk uw naam, uw contactgegevens, uw briefwisseling met LeasePlan die verband houdt met uw vraag/ verzoek en alle andere persoonsgegevens die u ons verstrekt en/of die wij nodig hebben om u adequaat te kunnen antwoorden (inclusief het kenteken van uw voertuig), de overeengekomen termijn van het private lease contract en uw financiële verplichtingen tegenover ons.

1.2.2.b. Voor enquêtes of andere vormen van (marketing)communicatie

  • Wat houdt dit doel in?

    Wij verwerken uw persoonsgegevens voor het versturen van periodieke enquêtes waarin we feedback over onze diensten en andere diensten met betrekking tot het voertuig vragen. Of voor het versturen van marketingcommunicatie om u op de hoogte te houden van evenementen, speciale aanbiedingen, mogelijkheden en huidige en toekomstige producten en diensten van LeasePlan. Wanneer wij in het kader van enquêtes of marketingcommunicatie contact met u opnemen, doen wij dit per e-mail of door u nieuwsbrieven, brochures of tijdschriften toe te sturen (mailings met de post). Als u van ons geen enquêtes of marketingcommunicatie meer wenst te ontvangen, neem dan contact met ons op via de contactgegevens in deze Verklaring.

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

    Hiervoor verwerken wij uw naam, uw adres, uw e-mailadres, uw kenteken en mogelijke interesses (die u eventueel hebt aangegeven op onze website).

1.2.3. Diensten voor voertuigen

1.2.3.a. Beheer van het voertuig

  • Wat houdt dit doel in?

    Wij verwerken uw informatie die nodig is om uw gebruik van het voertuig te beheren en het dagelijks beheer van het voertuig af te handelen.

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

    Hiervoor verwerken wij uw naam, uw adres, uw e-mailadres (op het werk), uw telefoonnummer, uw leasecategorie, het kenteken, het merk, het model en de onderhoudsgeschiedenis van uw voertuig en de operationele contactgegevens. Bovendien kunt u ons bepaalde gegevens over het beheer van het voertuig verstrekken via het portaal van LeasePlan of wanneer u LeasePlan opbelt.

1.2.3.b. Reparaties, onderhoud en banden

  • Wat houdt dit doel in?

    Wij verwerken uw informatie die verband houdt met (geplande) reparatie-, onderhouds- en bandendiensten voor uw voertuig.

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

    Hiervoor verzamelen wij uw naam, uw adres, uw e-mailadres (op het werk), het kenteken, het merk, het model en de onderhoudsgeschiedenis van uw voertuig en de operationele contactgegevens. Bovendien kunt u ons bepaalde gegevens verstrekken via het portaal van LeasePlan (bijvoorbeeld uw telefoonnummer om een afspraak te maken voor het onderhoud van de auto) of wanneer u LeasePlan opbelt.

  • Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

    Wij delen informatie met onze Klanten (uw werkgever) en met derden die instaan voor het onderhoud/ de reparatie van het voertuig of het verwisselen of vervangen van banden, zoals dealers/ garages, carrosseriebedrijven of automonteurs.

1.2.3.c. Ongevalbeheer

  • Wat houdt dit doel in?

    Wij verwerken uw informatie voor het registreren en het beheer van ongevallen waarbij u en/of uw voertuig betrokken was/waren ten einde uw mobiliteit te herstellen en de schade af te handelen. Wij zullen dit doen (i) door u de kans te geven ongevallen onmiddellijk te melden aan ons klantencallcenter, (ii) eventueel pechhulp en/of een vervangvoertuig ter beschikking te stellen en (iii) de reparatie en andere noodzakelijke follow-up te regelen. Wij kunnen deze informatie ook gebruiken voor expertisedoeleinden in het kader van onze beleidsopties voor schadeafhandeling en risicobehoud.

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

    Hiervoor verzamelen wij de volgende persoonsgegevens:

    1. van onszelf: kenteken, merk, model en onderhoudsgeschiedenis van het voertuig en operationele contactinformatie;
    2. van u: uw naam, contactgegevens, voertuiggegevens, ongevalgegevens, schadegegevens, foto's van het voorval, geboortedatum, aantal inzittenden in het voertuig, informatie over getuigen (indien van toepassing) en alle andere informatie die u ons over het ongeval verstrekt (inclusief informatie over eventuele verwondingen);
    3. van derden, zoals personen die bij het ongeval betrokken zijn of verzekeringsmaatschappijen: informatie over derden die bij het ongeval/ incident betrokken zijn (zoals de identiteit van uw passagiers, de bestuurder en passagiers van andere voertuigen, en andere betrokken derden), informatie over andere derden (zoals getuigen, politieagenten en anderen), verzekeringsgegevens, informatie over het incident en schadeclaims van derden;
    4. van autoriteiten (zoals de politie): uw naam, uw adres, het kenteken van uw voertuig, informatie over het ongeval, processen-verbaal en getuigenverklaringen.
  • Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

    Wij delen deze informatie met onze Klant (uw werkgever) via onze (International) FleetReporting Tool. Wij kunnen ook bepaalde gegevens delen met dealers/ garages, carrosseriebedrijven, automonteurs, verzekeringsmaatschappijen (die zowel de eigen verzekeringsmaatschappij als die van derden kan zijn) en professionele experts die voor ons of voor derden (zoals advocaten, medisch experts, onderzoekers enz.) werken, in het kader van het afwikkelen van schade of claims.

1.2.3.d. Beheer van verkeers- en parkeerboetes

  • Wat houdt dit doel in?

    Wat volgt, kan verschillen naargelang het land waar bestuurders verkeers- en/of parkeerovertredingen hebben begaan. Aangezien wij de geregistreerde eigenaar van de voertuigen zijn, kunnen verkeers- en/of parkeerboetes van de bestuurders aan LeasePlan gericht worden door de instantie de een verkeers- of parkeerboete heeft opgelegd (zoals de politie of de gemeente).

    Wij verwerken uw persoonsgegevens om de betaling van de boete te verwerken en te beheren, en ze in voorkomend geval door onze Klant (uw werkgever) te laten terugbetalen.

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

    Wij verwerken gegevens die we van de bevoegde instanties (zoals CJIB, de politie of de gemeente) ontvangen, zoals uw naam, uw adres, het kenteken van het voertuig, de aard, de plaats en het tijdstip van de overtreding/ het incident en de oplegde boetes.

  • Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

    LeasePlan zal deze informatie in bepaalde situaties moeten delen met onze Klant (uw werkgever), bijvoorbeeld wanneer leasevoertuigen in carpools worden gebruikt en LeasePlan niet weet wie de werkelijke bestuurder van een bepaald voertuig is.

1.2.3.e. Tankkaart

  • Wat houdt dit doel in?

    Onze Diensten omvatten een programma voor brandstofbeheer dat u onder meer de mogelijkheid biedt uw brandstof in het tankstation te betalen via een door LeasePlan ter beschikking gesteld of beheerd betalingsmechanisme.

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

    Hiervoor verzamelen wij de volgende gegevens: uw naam, uw e-mail, het nummer van uw tankkaart, het kenteken van uw voertuig, informatie over de brandstof, de kilometerstand en de bijbehorende kosten.

  • Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

    Onze Klanten (uw werkgever) kunnen toegang hebben tot bepaalde persoonsgegevens die wij ter beschikking stellen op ons internetportaal/ onze online reporting tool "FleetReporting". Klanten kunnen zich aanmelden en de status van hun park (bijvoorbeeld kilometerstand) bekijken of andere rapportagefuncties (bijvoorbeeld dashboardrapportage over het brandstofverbruik en de brandstofprijs en rapporten met trendanalyses) gebruiken.

1.2.4. Mobiliteitsdiensten

1.2.4.a. Verhuur

  • Wat houdt dit doel in?

    Wij verzamelen uw persoonsgegevens om onze verhuurdiensten aan te bieden zodat u bijvoorbeeld de verhuurspecialisten van LeasePlan kunt bereiken via ons klantcontactcenter, een voertuig kunt huren op de meest geschikte locatie of een huurvoertuig kunt laten afleveren.

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

    Wij verzamelen uw persoonsgegevens om onze verhuurdiensten aan te bieden zodat u bijvoorbeeld de verhuurspecialisten van LeasePlan kunt bereiken via ons klantcontactcenter, een voertuig kunt huren op de meest geschikte locatie of een huurvoertuig kunt laten afleveren.

  • Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

    Wij delen uw gegevens met de (externe) verhuurspecialisten van LeasePlan en onze Klanten (uw werkgever).

1.2.4.b. Pechhulp

  • Wat houdt dit doel in?

    Bij een panne onderweg, zoals een lekke band of een mechanisch probleem, kan LeasePlan pechhulp regelen. Wij hebben hiervoor contracten gesloten met derden.

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

    Hiervoor verzamelen wij de volgende informatie: uw naam, uw e-mailadres, uw mobiel telefoonnummer, het kenteken van uw voertuig en de plaats waar bijstand gevraagd en verleend werd.

  • Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

    Wij delen uw informatie met derden die pechverhelpingsdiensten, sleepdiensten of een vervangauto leveren.

1.2.5. Driver safety program

1.2.5.a Opleidingen voorbereiden, beheren en geven.

  • Wat houdt dit doel in?

    Als wij opleidingsprogramma's rond verkeersveiligheid en risicomanagement aanbieden, dan is dat om het rijgedrag te analyseren en te verbeteren, het proactieve streven van uw bedrijf naar veiligheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen te ondersteunen, het aantal ongevallen te beperken, de doeltreffendheid van de algemene veiligheidsinitiatieven van uw onderneming te bevestigen en kansen voor communicatie en opleidingen vast te stellen. Om dergelijke veiligheidsprogramma's te beheren en uit te voeren, doen wij een beroep op derden die contact met u zullen opnemen voor een veiligheidsevaluatie en de eigenlijke opleidingen zullen geven (hetzij online of in een klasomgeving). Van die derden ontvangen wij uw "driver risk index" (informatie over potentiële risico's, vastgesteld via vragenlijsten), en opleidingen die werden aanbevolen en gevolgd.

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

    Hiervoor verzamelen/verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

    1. rechtstreeks van de Klanten (uw werkgever): uw naam, uw e-mailadres (op het werk) en het kenteken van uw voertuig;
    2. van derden op wie wij een beroep doen: driver risk index, aanbevolen opleidingen, opleidingen waarvoor u zich hebt ingeschreven, voltooide opleidingen.>
  • Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

    Wij delen uw gegevens met de (externe) verhuurspecialisten van LeasePlan en onze Klanten (uw werkgever).

1.2.6. Online portalen en apps

1.2.6.a Diverse portalen en apps voor bestuurders

  • Wat houdt dit doel in?

    Wij bieden online portalen en apps aan die een aantal functies vervullen. Via onze portalen en apps kunt u bijvoorbeeld praktische informatie over uw leasevoertuig zoeken, uw naam, contactinformatie en andere persoonsgegevens wijzigen, schade aan uw voertuig melden, via online afsprakenplanners afspraken vastleggen voor reparaties, onderhoud of bandenwissels, contact opnemen met onze Driver Contact Centers, boetes raadplegen en betalen en (brandstof)kosten aangeven. Wij kunnen u ook een overzicht in dashboardstijl bezorgen dat u inzicht verschaft in uw gebruik van het voertuig (onder meer uw gemiddeld brandstofverbruik, uw schadegevallen enz.).

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

    Wij ontvangen van uw werkgever (onze Klant) uw naam en e-mailadres om u de door LeasePlan aangemaakte aanmeldgegevens (gebruikersnaam en tijdelijk wachtwoord) toe te sturen die u nodig hebt om de online portals en apps te gebruiken.

1.2.6.b (International) FleetReporting

  • Wat houdt dit doel in?

    (International) FleetReporting biedt nationale en/of internationale dashboardrapportage ten behoeve van onze Klanten (uw werkgever). Klanten kunnen (International) FleetReporting bijvoorbeeld gebruiken om de kilometerstand of de resterende leaseperiode van (afzonderlijke) voertuigen te raadplegen en te beoordelen. Wij gebruiken de gegevens in de FleetReporting tool om onze Klanten (uw werkgever) (globale) inzichten te verschaffen in belangrijke aspecten van het fleetmanagement in hun land (zoals kosten en risico's), met het oog op een evenwichtig fleetbeheer (kosten, milieu en veiligheid), de implementatie en inachtneming van het fleetbeleid, de beoordeling van de doeltreffendheid van veranderingen in het beleid en proactieve communicatie over ontwikkelingen in het voertuigenpark.

    Via deze dashboardrapportage heeft elke Klant bijvoorbeeld toegang tot (i) diverse gegevens over de CO2-uitstoot van zijn voertuigenpark per land en (ii) door LeasePlan voorgestelde maatregelen om de milieueffecten van het voertuigenpark te beperken. LeasePlan en de Klant kunnen de beleidsopties van de onderneming met betrekking tot het voertuigenpark en de voertuigen dan onderzoeken en bespreken en doelstellingen bepalen om de brandstof-, CO2-emissie- en andere voertuigkosten duurzaam te verlagen. Dankzij deze gegevens kan elke Klant op grond van betrouwbare informatie beslissingen nemen om de CO2-uitstoot van zijn voertuigenpark in een bepaald land te verlagen, onder meer door een opleiding "milieuvriendelijk rijden" of de aanschaf van meer klimaatneutrale voertuigen.

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

    Hiervoor verzamelen/verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

    1. van onze Klant (uw werkgever): naam van de bestuurder, door de Klant aangemaakte bestuurders-ID, naam en contactgegevens van de contactpersoon bij de Klant, (e-mail)adres, telefoonnummer, nationaliteit, sociale-zekerheidsnummer (facultatief: alleen indien wettelijk verplicht of voor fiscale doeleinden) en gebruik van de tankkaart (facultatief);
    2. van onszelf: voertuiggegevens (bijvoorbeeld merk, model, inschrijvingsnummer, kenteken), resterende duur van het contract, schade aan een voertuig, brandstoftype, aantal tankkaarten en hun type, brandstofverbruik en verzekeringsgegevens;
    3. van de Bestuurder: kilometerstand en beschrijving van schade aan een voertuig dat betrokken was bij een verkeersongeval;
    4. van anderen (politie, gemeente, garage/ servicecenter): verkeers- en/of parkeerboetes, kilometerstand en informatie over onderhoud en reparaties.
  • Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

    Wij delen deze informatie met de gemachtigde (internationale) fleetmanager van de Klant.

1.2.7. Bedrijfsdoeleinden voor LeasePlan

1.2.7.a Managementrapportage

  • Wat houdt dit doel in?

    Wij zullen uw persoonsgegevens verwerken voor diverse bedrijfsdoeleinden zoals gegevensanalyse, audits, de ontwikkeling van nieuwe producten, het verbeteren of wijzigen van onze diensten, het vaststellen van trends in het gebruik, het beoordelen van onze promotiecampagnes en de werking en uitbreiding van onze bedrijfsactiviteiten.

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

    Wij kunnen hiervoor allerlei gegevens verwerken die we verzamelen in het kader van onze dienstverlening (zoals uw naam, contactgegevens, voertuiggegevens enz.), wanneer dat nodig is voor een van de hierboven beschreven doeleinden.

1.2.7.b Naleving van wetten en wettelijke verplichtingen en bescherming van de bezittingen en belangen van LeasePlan.

  • Wat houdt dit doel in?

    Wij verwerken uw persoonsgegevens waar dat aangewezen of nodig is (a) krachtens de toepasselijke wetgeving, waaronder wetten buiten het land waarin u woont en inclusief sectoraanbevelingen (bijvoorbeeld due diligence tegenpartij, witwassen van geld, financiering van terrorisme en andere misdaden); (b) in het kader van juridische procedures; (C) om te reageren op verzoeken van openbare of regeringsinstanties, inclusief openbare en regeringsinstanties buiten het land waarin u woont; (d) om onze voorwaarden en andere toepasselijke beleidsopties af te dwingen; (e) om onze activiteiten te beschermen; (f) om onze rechten, privacy, veiligheid of eigendom en/of die van u en van anderen te beschermen; en (g) om ons in staat te stellen beschikbare rechtsmiddelen aan te wenden of onze schade te beperken.

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

    Hiervoor verwerken wij uw naam, uw briefwisseling met LeasePlan, uw gebruik van Diensten en eventuele andere informatie die in deze Verklaring wordt vermeld, wanneer dit nodig is voor een van de doeleinden waarvan sprake is in het vorige punt.

  • Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

    Alleen als wij hiertoe verplicht worden door de wet of door een sectoraanbeveling waaraan LeasePlan onderworpen is, zullen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan toezichthoudende instellingen, fiscale instanties en onderzoeksdiensten.

1.3. Gegevens over Klanten

1.3.1. Accountmanagement voor de klant

1.3.1.a. Het account van de klant aanmaken en beheren

  • Wat houdt dit doel in?

    Wij verzamelen uw gegevens om het dagelijks beheer van de accounts van de Klant waar te nemen, denk aan de follow-up van contracten, en u op de hoogte te houden van alle belangrijke ontwikkelingen met betrekking tot de Diensten en andere informatie die relevant is voor het contract en de account van de Klant.

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

    Hiervoor kunnen wij zakelijke contactgegevens en aanmeldgegevens voor de online accounts van onze Klant verwerken.

1.3.1.b Om met u te communiceren.

  • Wat houdt dit doel in?

    U kunt op verschillende manieren contact met ons opnemen (per e-mail, telefonisch, via onze website, ...). Wij zullen uw persoonsgegevens gebruiken om op uw vraag/verzoek te reageren. We kunnen ook contact met u opnemen, bijvoorbeeld in het kader van het dagelijks beheer van uw Klantaccount.

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

    U kunt op verschillende manieren contact met ons opnemen (per e-mail, telefonisch, via onze website, ...). Wij zullen uw persoonsgegevens gebruiken om op uw vraag/verzoek te reageren. We kunnen ook contact met u opnemen, bijvoorbeeld in het kader van het dagelijks beheer van uw Klantaccount.

1.3.1.c Voor enquêtes of andere vormen van (marketing)communicatie

  • Wat houdt dit doel in?

    Wij verwerken uw persoonsgegevens om u enquêtes en marketingcommunicatie toe te sturen, bijvoorbeeld om u op de hoogte te houden van evenementen, speciale aanbiedingen, mogelijkheden en huidige en nieuwe producten en diensten van LeasePlan. Wij zullen u dergelijke enquêtes toesturen in de vorm van een periodieke e-mail of een e-mail of een telefoongesprek waarin we u feedback vragen over onze Diensten en andere Diensten met betrekking tot het voertuig. We kunnen u ook met de post nieuwsbrieven, brochures of tijdschriften toesturen.

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

    Hiervoor kunnen wij uw naam en uw zakelijke contactgegevens verwerken.

1.3.2. Gebouwen van LeasePlan

1.3.2.a. Toegengscontrole en beveiliging van LeasePlan gebouwen

  • Wat houdt dit doel in?

    Wanneer u ons in onze gebouwen bezoekt, kunnen wij uw persoonsgegevens gebruiken om adequate toegangscontroles en een doeltreffende beveiliging te waarborgen.

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

    Hiervoor kunnen wij uw naam, uw contactgegevens en de naam van de persoon die u bezoekt, verwerken.

1.3.3. Rapportage ten behoeve van de klant

1.3.3.a.FleetReporting en International FleetReporting

  • Wat houdt dit doel in?

    Wij stellen de online rapportagetools "FleetReporting" en "International FleetReporting" ter beschikking. De contactpersonen van de Klanten kunnen zich op deze tools aanmelden om de status van hun voertuigenpark te raadplegen en gebruik te maken van andere fleet reporting functies zoals dashboardrapportage, trendanalyse, kilometerstand en einde leaseperiode.

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

    Hiervoor verzamelen wij de contactgegevens en de functie (bijvoorbeeld (Internationaal) Fleetmanager) van de contactpersoon bij de Klant en de aanmeldgegevens (bijvoorbeeld gebruikersnaam en wachtwoord).

2. Met welke andere personen delen wij persoonsgegevens?

Afgezien van de regels voor het delen van persoonsgegevens voor de hierboven beschreven doeleinden, kunnen wij ook een beroep doen op externe serviceproviders om voor ons bepaalde verwerkingen uit te voeren zoals diensten met betrekking tot IT en de bijbehorende infrastructuur, beveiliging (inclusief identiteits- en toegangsbeheer) en juridische, financiële/ boekhoudkundige en soortgelijke andere diensten.

Aangezien deze derden in het kader van die verwerkingen toegang hebben tot persoonsgegevens, hebben wij technische, organisatorische en contractuele maatregelen genomen om te waarborgen dat uw persoonsgegevens alleen voor de bovengenoemde doeleinden worden verwerkt.

Alleen als wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan toezichthoudende instellingen, fiscale instanties en onderzoeksdiensten.

3. Dragen wij persoonsgegevens over aan een ander land?

Gezien het wereldwijde karakter van onze organisatie en Diensten, kunnen uw persoonsgegevens worden opgeslagen en/of verwerkt in een ander land dan dat waarin u woont. LeasePlan zal ervoor zorgen dat uw gegevens in een ander land nog altijd adequaat worden beschermd, onder meer via de eigen bindende bedrijfsvoorschriften van LeasePlan of via contractuele afspraken met derden.

4. Hoelang bewaren wij persoonsgegevens?

Tenzij de wet een langere bewaringsperiode oplegt of toestaat, bewaren wij uw persoonsgegevens zolang als nodig is om de in deze Verklaring beschreven doelstellingen te bereiken.

5. Hoelang beveiligen wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden als strikt vertrouwelijk behandeld, en LeasePlan heeft de nodige technische en organisatorische maatregelen genomen om ze tegen verlies of onrechtmatige verwerking te beveiligen. LeasePlan gebruikt hiervoor diverse beveiligingstechnieken waaronder beveiligde servers, firewalls en versleuteling, evenals de fysieke bescherming van de locaties waar persoonsgegevens worden bewaard.

Helaas is geen enkel systeem voor datatransmissie of gegevensopslag gewaarborgd 100% veilig. Indien u reden hebt om aan te nemen dat uw communicatie met ons niet meer veilig is (bijvoorbeeld indien u denkt dat de beveiliging van accounts die u eventueel bij ons hebt niet meer betrouwbaar is), stel ons dan onmiddellijk op de hoogte door contact met ons op te nemen met behulp van de in deze Verklaring verstrekte Contactgegevens

6. Kunnnen minderjarigen een beroep doen op onze diensten?

Onze Diensten zijn niet bestemd voor personen jonger dan 18 jaar.

7. Wat te doen met updates van deze verklaring?

Wij kunnen deze Verklaring veranderen als we dat willen. Veranderingen in deze Verklaring gaan in wanneer wij de aangepaste Verklaring op de website plaatsen. Door na deze veranderingen de Diensten te gebruiken, gaat u akkoord met de aangepaste Verklaring.

8. Hoe kunt u uw persoonsgegevens opvragen, veranderen of wissen?

Als u uw door ons verwerkte persoonsgegevens wilt herzien, corrigeren, bijwerken, wissen of verwijderen, kunt u via ons contactformulier contact met ons opnemen.

Vermeld in uw verzoek zo duidelijk mogelijk om welke persoonsgegevens het gaat. Voor uw bescherming reageren wij alleen op verzoeken voor de persoonsgegevens die gekoppeld zijn aan het e-mailadres dat u gebruikte om uw verzoek te versturen, en kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen vóór we uw verzoek verwerken. Wij zullen proberen uw verzoek zo snel in te verwerken, en in ieder geval binnen de wettelijk toegestane termijn.

Let erop dat wij bepaalde gegevens soms moeten bewaren voor administratieve doeleinden en/of om transacties te voltooien die al gestart waren vöör u de wijziging of verwijdering aanvroeg. Het is ook mogelijk dat restinformatie in onze databanken en op andere dragers blijft bestaan zonder te worden verwijderd.

9. Heeft u vragen?

Als u vragen hebt over deze Verklaring, neem dan via ons contactformulier contact met ons op. Voor vragen over dit privacy beleid en/of de wijze waarop LeasePlan uw persoonsgegevens verwerkt, kunt u contact opnemen via ons contactformulier.